Avant de commencer
Configurer les bases pour éviter les erreurs.
Avant d’utiliser Avenio au quotidien, pose les fondations : informations entreprise, prestations, paramètres de documents, et logique de facturation. Une bonne base évite la majorité des erreurs sur l’agenda, les PDF et la comptabilité.
Points essentiels
1) Entreprise & identité
Dans Paramètres → Entreprise, renseigne toutes les informations utiles pour tes documents et ton image professionnelle.
- Nom / adresse
- SIRET
- TVA si applicable
- Mentions sur devis / factures
2) Prestations & durées
Crée une grille propre : une prestation = un libellé clair + un prix + une durée. C’est la base d’un agenda fiable.
- Prestations claires
- Durées cohérentes
- Catégories si besoin
- Suppléments dédiés
3) Documents & numérotation
Vérifie les paramètres de devis, factures, PDF et modes d’envoi pour éviter les incohérences dès le départ.
- Numérotation
- Email / envoi
- Mentions automatiques
Bonnes pratiques
- Commence avec une structure simple avant d’ajouter des cas avancés.
- Préférer “Coupe femme 45 min” à “Coupe” rend l’agenda plus intelligent.
Démarrage rapide
Les étapes pour être opérationnel rapidement.
En quelques minutes : entreprise → prestations → clients → rendez-vous → facture → paiement → sauvegarde. Ensuite tu pourras activer les relances et affiner tes réglages.
Étapes
Renseigner l’entreprise
Paramètres → Entreprise : identité, adresse, SIRET, TVA si besoin.
Créer la grille tarifaire
Ajoute les prestations avec prix, durée et éventuellement catégories.
Ajouter des clients
Crée tes premières fiches clients avec les coordonnées utiles.
Planifier un rendez-vous
Agenda → date/heure → client → prestations → validation.
Facturer & encaisser
Depuis le rendez-vous, crée la facture puis enregistre le paiement.
Faire une sauvegarde
Avant de prendre le rythme, effectue une première sauvegarde propre.
Agenda & rendez-vous
Planifier vite, éviter les collisions.
L’agenda est le cœur d’Avenio. Il te permet de planifier des rendez-vous clairs, d’ajouter plusieurs prestations, de gérer les indisponibilités et de préparer la facturation sans ressaisie.
Points essentiels
Créer un rendez-vous
Choisis la date, l’heure, le client et une ou plusieurs prestations. Les durées aident à garder un planning cohérent.
- Multi-prestations
- Durées automatiques
- Notes utiles
- Planning plus lisible
Bloquer des indisponibilités
Congés, pause, déplacement, créneau fermé : bloque-les pour éviter les doublons.
- Moins de collisions
- Planning propre
- Organisation plus pro
Du rendez-vous à la facture
Une fois la prestation réalisée, tu peux facturer directement depuis le rendez-vous.
- Pas de ressaisie
- Facture fidèle au RDV
- Gain de temps
Bonnes pratiques
- Si une prestation déborde souvent, ajuste sa durée pour fiabiliser le planning.
- Ajoute dans les notes les infos pratiques utiles : code, étage, parking, préférence client.
Clients & dossiers
Coordonnées, historique, habitudes.
Chaque client possède une fiche complète avec ses coordonnées, ses rendez-vous, ses documents, ses paiements et ses notes. Tout devient plus rapide à retrouver.
Points essentiels
Créer une fiche client
Renseigne le minimum utile puis enrichis si besoin selon ton activité.
- Nom / téléphone
- Email si besoin
- Adresse si domicile
- Notes et préférences
Historique automatique
Les rendez-vous, factures et paiements restent liés au dossier client.
- Vision claire
- Moins d’erreurs
- Meilleur suivi
- Relation client plus fluide
Responsables / tuteurs
Si ton activité le nécessite, tu peux gérer un responsable associé au client.
- Informations centralisées
- Contact simplifié
- Dossiers mieux organisés
Bonnes pratiques
- Mets surtout les notes qui servent vraiment au quotidien.
- Même sans email, le PDF reste partageable par d’autres moyens.
Prestations & tarifs
Prestations claires, prix propres, TVA cohérente.
Une grille tarifaire bien construite accélère l’agenda, fiabilise la facturation et simplifie le suivi comptable.
Points essentiels
Créer une prestation
Une prestation doit rester claire, compréhensible et exploitable partout dans l’application.
- Nom clair
- Prix
- Durée
- Catégorie si besoin
Suppléments & forfaits
Déplacement, cheveux longs, forfait, option… crée-les comme lignes ou prestations dédiées.
- Suppléments lisibles
- Forfaits propres
- Factures plus claires
HT / TTC / TVA
Si la TVA s’applique, conserve une logique constante pour éviter les erreurs sur les documents et les rapports.
- TVA cohérente
- HT/TTC stable
- Moins d’erreurs comptables
Bonnes pratiques
- Évite les prestations trop vagues.
- Une grille simple et stable vaut mieux qu’une grille compliquée et imprécise.
Devis
Créer, envoyer, convertir en facture.
Le devis permet de formaliser une proposition avant validation. Une fois accepté, il peut devenir une base propre pour la facturation.
Points essentiels
Créer un devis
Sélectionne un client, ajoute les lignes utiles, vérifie les montants, puis génère le PDF.
- Client + lignes
- PDF propre
- Document rassurant
- Meilleure image pro
Transformer en facture
Quand le devis est validé, tu peux reprendre les éléments pour facturer sans repartir de zéro.
- Moins de ressaisie
- Moins d’erreurs
- Process plus fluide
Bonnes pratiques
- Ajouter une date de validité est une bonne pratique.
- Pour une remise, une ligne dédiée est souvent plus claire.
Factures & paiements
Du rendez-vous à l’encaissement.
Avenio permet de créer les factures depuis un rendez-vous ou un devis selon ton flux. Ensuite tu peux encaisser totalement ou partiellement, et le statut reste clair.
Points essentiels
Créer une facture
Vérifie les prestations, suppléments, montants et informations client avant de générer le document.
- Facture depuis RDV
- PDF propre
- Documents cohérents
- Multi-prestations
Enregistrer un paiement
Choisis le mode de paiement et le montant réellement encaissé.
- Total ou partiel
- CB / espèces / virement / chèque
- Statut automatique
Cas courants
Acompte, paiement en plusieurs fois, chèque, reste à encaisser, surplus volontaire si utilisé.
- Acompte
- Paiement partiel
- Reste dû
- Traçabilité propre
Bonnes pratiques
- Un paiement partiel est idéal pour les acomptes.
- Le plus important est de distinguer ce qui est facturé de ce qui est réellement encaissé.
Avoirs
Corriger une facture proprement.
Lorsqu’une facture doit être corrigée, l’avoir est la méthode propre. Il permet d’annuler tout ou partie d’un document tout en gardant l’historique clair.
Points essentiels
Quand faire un avoir ?
Erreur de montant, prestation annulée, correction partielle, geste commercial…
- Traçabilité
- Historique propre
- Correction professionnelle
Avoir partiel ou total
Tu peux corriger seulement une ligne ou l’ensemble du document.
- Partiel
- Total
- Plus clair dans le dossier client
Bonnes pratiques
- Évite de modifier une facture déjà diffusée : préfère un avoir si nécessaire.
Relances & impayés
Suivre et relancer sans oublier.
Le suivi des impayés protège ta trésorerie. Avenio te permet de garder un état clair des factures en attente et des relances déjà faites.
Points essentiels
Suivi des impayés
Visualise rapidement les factures non soldées pour savoir quoi relancer en priorité.
- Vision claire
- Moins d’oubli
- Suivi plus serein
Relances manuelles ou automatiques
Selon ta configuration, tu peux gérer les relances de manière simple et garder une trace.
- Logs
- Historique
- Process plus pro
Canaux d’envoi
Email et SMS selon les options activées.
- SMS
- Meilleur taux de réponse
- Gain de temps
Bonnes pratiques
- Un message court, poli et précis fonctionne souvent mieux.
- Conserver l’historique des relances est toujours utile.
Suivi d’activité
CA, encaissements, tendances.
Le suivi d’activité te donne une vue claire de ton chiffre, de tes encaissements réels, de tes prestations fréquentes et de tes périodes fortes.
Points essentiels
Indicateurs utiles
Utilise les synthèses pour mieux comprendre ton activité.
- CA
- Encaissements
- Impayés
- Prestations fréquentes
Encaissement réel
Le facturé et l’encaissé ne sont pas la même chose. Suivre les deux te donne une vision plus saine.
- Vision réaliste
- Meilleur pilotage
- Relances mieux ciblées
Contrôle & pointage
Si tu utilises les fonctions de contrôle, tu repères plus facilement ce qui a été vérifié.
- Contrôle
- Organisation
- Suivi plus serein
Bonnes pratiques
- Surveille l’encaissé réel, pas seulement le facturé.
- Les impayés ont un impact direct sur la trésorerie : priorise-les.
Sauvegarde, restauration & exports
Sécuriser tes données avec une routine simple.
Avenio repose largement sur des données locales : la sauvegarde régulière est donc une excellente habitude. Elle facilite aussi les restaurations et migrations.
Points essentiels
Sauvegarder
Crée une sauvegarde dans un emplacement choisi, surtout avant une grosse mise à jour.
- Sauvegarde locale
- Routine simple
- Sécurité renforcée
Restaurer
En cas de changement d’appareil ou de problème, la restauration te permet de récupérer rapidement tes données.
- Migration
- Continuité
- Moins de stress
Exporter
Selon les modules utilisés, tu peux générer des documents ou exports pour l’archivage, l’administratif ou le comptable.
- Exports pratiques
- Archivage
- Partage comptable
Bonnes pratiques
- Sauvegarde au moins une fois par semaine.
- Idéalement : une copie locale + une copie externe.
- Avant une mise à jour importante : sauvegarde toujours.
Sécurité & confidentialité
Données sous contrôle, approche professionnelle.
Avenio est conçu pour te laisser le contrôle sur tes données et tes sauvegardes, avec une logique simple et rassurante pour un usage quotidien.
Points essentiels
Travail hors ligne
Selon ta configuration, l’app peut rester exploitable même sans connexion pour les fonctions locales.
- Rapide
- Fiable
- Indépendance accrue
Confidentialité
Tes données métier restent sous ton contrôle et ne sont pas utilisées à des fins commerciales.
- Données sous contrôle
- Confiance
- Approche sérieuse
Plateformes
Avenio est pensé pour une expérience fluide sur mobile et tablette selon les versions disponibles.
- iPhone
- iPad
- Android
- Usage mobile confortable
Bonnes pratiques
- Garde toujours plusieurs sauvegardes dans des emplacements différents.
- Vérifie l’adresse du destinataire avant d’envoyer un PDF.
Paramètres
Identité, thème, préférences, envoi.
Les paramètres permettent d’adapter Avenio à ton activité : identité entreprise, rendu des documents, thème, langue et options d’envoi.
Points essentiels
Entreprise
Les informations entreprise alimentent les devis, factures et autres documents.
- Nom
- Adresse
- SIRET
- TVA
- Mentions
Thème & langue
Personnalise l’affichage et la langue quand les options sont activées.
- Clair / sombre
- Couleur principale
- FR / EN / ES si activé
Email / SMS
Configure les paramètres d’envoi si tu utilises l’envoi de devis, factures, relances ou rappels.
- SMTP
- Tests d’envoi
- SMS selon options
Bonnes pratiques
- Vérifie les paramètres entreprise avant de générer des documents officiels.
- Le thème change l’interface, pas les données.
FAQ
Réponses rapides aux questions fréquentes.
Avenio est fait pour qui ?⌄
Avenio est conçu pour les indépendants, auto-entrepreneurs et petites activités de services qui veulent centraliser agenda, clients, devis, factures, paiements et suivi.
Puis-je facturer directement depuis un rendez-vous ?⌄
Oui. Tu peux créer une facture à partir d’un rendez-vous pour éviter la ressaisie et garder un document cohérent avec les prestations réalisées.
Puis-je enregistrer un acompte ou un paiement partiel ?⌄
Oui. Avenio permet de gérer un paiement total ou partiel afin de suivre précisément le reste à encaisser.
Comment éviter de perdre mes données ?⌄
Le bon réflexe est d’effectuer des sauvegardes régulières, idéalement une locale et une externe, surtout avant les mises à jour importantes.
Les relances sont-elles obligatoires ?⌄
Non, mais elles sont fortement utiles si tu veux garder une trésorerie propre et ne pas oublier les factures en attente.
Puis-je utiliser Avenio sans tout configurer dès le premier jour ?⌄
Oui. Tu peux démarrer simplement avec l’entreprise, quelques prestations, quelques clients et ton planning, puis enrichir progressivement.
Besoin d’aide ?
Une question sur l’app, un blocage ou un conseil ? On te répond rapidement.