Avant de commencer
Configurer les bases pour éviter les erreurs.
Avant d’utiliser Avenio au quotidien, pose les fondations : informations entreprise, prestations (prix + durées), et paramètres de documents. Ça évite 90% des erreurs (numérotation, TVA, PDF…).
Points essentiels
1) Entreprise & mentions
Paramètres → Entreprise : renseigne ton identité et tes mentions. Active la TVA seulement si tu es concerné.
- Nom / Adresse
- SIRET
- TVA (si applicable)
- Mentions sur documents
2) Prestations + durées
Crée une grille claire : une prestation = un prix + une durée. Les durées rendent l’agenda plus rapide et évitent les collisions.
- Prestations claires
- Durées cohérentes
- Catégories si besoin
- Suppléments = prestations dédiées
3) Options documents
Vérifie la numérotation, le rendu PDF, et l’envoi email si tu l’utilises.
- PDF / impression
- Numérotation
- Email (si activé)
- Modèles & champs
Bonnes pratiques
- Commence simple : 10 prestations + 10 clients + 1 semaine de rendez-vous.
- Noms précis : “Coupe homme 30 min” plutôt que “Coupe”.
Démarrage rapide
Les étapes pour être opérationnel rapidement.
En quelques minutes : entreprise → prestations → clients → rendez-vous → facture → paiement. Tu peux ensuite activer les relances et la sauvegarde.
Étapes
Renseigner l’entreprise
Paramètres → Entreprise : nom, adresse, SIRET, mentions (+ TVA si concerné).
Créer la grille tarifaire
Tarifs → ajoute tes prestations : prix + durées. C’est le cœur du planning automatique.
Ajouter tes clients
Clients → coordonnées + notes (préférences, infos d’accès, allergies…).
Planifier un rendez-vous
Agenda → date/heure → client → prestations → valider.
Facturer & encaisser
Rendez-vous → Facture → Paiement (total/partiel) → statut automatique.
Sécuriser (recommandé)
Sauvegarde → fais une première sauvegarde, puis active ta routine (hebdo).
Agenda & rendez-vous
Planifier vite, éviter les collisions.
L’agenda est le cœur d’Avenio : tu planifies des rendez-vous, tu ajoutes une ou plusieurs prestations, et tu gardes un planning lisible.
Points essentiels
Créer un rendez-vous
Choisis une date/heure, sélectionne un client (ou crée-le), ajoute des prestations, puis valide.
- Multi-prestations
- Durées liées aux prestations
- Notes pratiques
- Rappel visuel simple
Bloquer une indisponibilité
Bloque des pauses, congés ou déplacements pour éviter les doubles réservations.
- Planning propre
- Moins d’oublis
- Organisation pro
Du rendez-vous à la facture
Après réalisation : génère la facture directement depuis le rendez-vous (sans ressaisie).
- Flux simple
- Facture fidèle au RDV
- Gain de temps
Bonnes pratiques
- Si une prestation dépasse souvent, ajuste sa durée : ton planning deviendra “auto-correct”.
- Ajoute une note “interphone / code / parking” pour le domicile.
Clients & dossiers
Coordonnées, historique, habitudes.
Chaque client possède une fiche : historique des rendez-vous, factures, paiements, notes… en quelques secondes.
Points essentiels
Créer une fiche client
Renseigne le minimum utile : nom, téléphone, email (si besoin), adresse (si domicile), notes.
- Coordonnées
- Adresse (si besoin)
- Notes & préférences
Historique automatique
Tout est lié : rendez-vous → prestations → factures → paiements. Tu gagnes du temps et tu réduis les erreurs.
- Moins d’erreurs
- Fidélisation
- Vision claire
Tuteurs / responsables (si utilisé)
Si tu gères des dossiers liés (enfants/proches), tu peux associer un responsable/tuteur au client.
- Infos centralisées
- Contact rapide
- Organisation pro
Bonnes pratiques
- Notes courtes et utiles : “allergie”, “préférence”, “couleur habituelle”…
- Tu peux facturer sans email : le PDF reste partageable.
Prestations & tarifs
Prestations claires, prix propres, TVA cohérente.
Une grille bien faite = rendez-vous plus rapides + factures sans erreurs + suivi d’activité plus simple.
Points essentiels
Créer une prestation
Nom clair + prix + durée. La durée est fortement conseillée pour un agenda fluide.
- Nom & catégorie
- Prix
- Durée
Suppléments & forfaits
Déplacement, cheveux longs, forfait… crée-les comme prestations dédiées pour une facture lisible.
- Suppléments
- Forfaits
- Libellés clairs
HT / TTC & TVA
Si TVA activée : assure-toi que ta logique est stable (HT/TTC). La cohérence évite les erreurs comptables.
- TVA (si concerné)
- Cohérence HT/TTC
- Moins d’erreurs sur factures
Bonnes pratiques
- Évite “Coupe” seul → préfère “Coupe femme 45 min”.
- Ne mélange pas des logiques HT/TTC : garde une règle simple et stable.
Devis
Créer, envoyer, convertir en facture.
Les devis servent à formaliser une prestation avant validation. Une fois accepté, tu peux t’en servir comme base de facturation.
Points essentiels
Créer un devis
Sélectionne un client, ajoute les lignes (prestations), vérifie les montants, puis génère le document.
- Client + lignes
- Propre & clair
Du devis à la facture
Quand le devis est validé, tu peux reprendre les prestations pour facturer sans ressaisie.
- Gain de temps
- Moins d’erreurs
- Process pro
Bonnes pratiques
- Ajoute une date de validité (bonne pratique).
- Pour une remise : préfère une ligne dédiée (plus clair).
Factures & paiements
De RDV → facture → encaissement.
Tu peux facturer depuis un rendez-vous (ou un devis selon ton flux). Ensuite tu encaisses (total ou partiel) et Avenio gère le statut.
Points essentiels
Créer une facture
Depuis un rendez-vous : vérifie les prestations + suppléments → génère la facture.
- Facture depuis RDV
- Multi-prestations
- PDF consultable
Encaisser & suivre
Choisis le mode (CB, espèces, virement, chèque…), saisis le montant : statut automatique.
- Payée / partielle / impayée
- Modes de paiement
- Suivi simple
Cas courants
Acompte, paiement partiel, paiement en plusieurs fois, surplus volontaire, bordereau de chèque… tout reste propre et traçable.
- Acompte
- Partiel
- Chèque (bordereau si utilisé)
- Surplus volontaire (si utilisé)
Bonnes pratiques
- Paiement partiel = idéal pour acompte ou règlement en plusieurs fois.
- Chèque : note le numéro/bordereau pour retrouver vite.
- Le suivi sert surtout à voir ce qu’il reste réellement à encaisser.
Avoirs
Corriger une facture proprement (sans bricolage).
Quand une facture doit être corrigée : l’avoir est la méthode propre. Il permet d’annuler tout ou partie, tout en gardant une traçabilité claire.
Points essentiels
Quand faire un avoir ?
Erreur de prestation, montant, annulation, geste commercial… un avoir évite les modifications “non traçables”.
- Traçabilité
- Historique propre
- Conforme & pro
Avoir partiel ou total
Tu peux créer un avoir sur une partie seulement (ex : une prestation), ou sur la totalité.
- Partiel
- Total
- Lisible sur le dossier client
Bonnes pratiques
- Évite de modifier une facture déjà envoyée : préfère un avoir + une nouvelle facture si nécessaire.
Relances & impayés
Suivre et relancer sans oublier.
Les relances servent à protéger ta trésorerie. Avenio permet de suivre les impayés et de garder une preuve (date, niveau, statut).
Points essentiels
Suivi des impayés
Repère rapidement les factures non réglées, et priorise celles qui traînent.
- Vision claire
- Moins d’oubli
- Trésorerie protégée
Relances (si activées)
Selon ta configuration : relances manuelles ou automatisées, avec log des envois (utile en cas de litige).
- Logs
- Historique
- Process pro
SMS / Email (si activé)
Si tu as activé l’envoi : tu peux envoyer une relance par canal (email / SMS) selon ce que tu utilises.
- Gagne du temps
- Meilleur taux de réponse
- Moins de stress
Bonnes pratiques
- Relance courte et polie : date + montant + solution = efficacité.
- Garde des preuves : les logs sont utiles.
Suivi d’activité
CA, encaissements, tendances.
Le suivi d’activité t’aide à piloter ton mois : chiffre d’affaires, encaissement réel, prestations fréquentes, et périodes fortes/faibles.
Points essentiels
Indicateurs utiles
Analyse ton activité et anticipe les périodes importantes (déclarations, bilan…).
- CA mensuel
- Encaissements
- Impayés
- Prestations fréquentes
Encaissement réel
CA facturé ≠ argent encaissé. Suivre les deux te donne une vision saine.
- Vision claire
- Relances plus simples
- Meilleure gestion
Pointage & contrôle (si utilisé)
Si tu pointes tes opérations, tu peux retrouver ce qui est vérifié / non vérifié plus facilement.
- Contrôle
- Organisation
- Plus serein
Bonnes pratiques
- Surveille l’encaissement réel (ce qui est payé).
- Priorise les impayés : c’est ce qui protège ta trésorerie.
Sauvegarde, restauration & exports
Sécuriser tes données (routine simple).
Avenio stocke tes données localement : la sauvegarde est le meilleur réflexe (mise à jour, changement d’appareil, migration…).
Points essentiels
Sauvegarder
Fais une sauvegarde dans un dossier choisi. Recommandé avant une mise à jour importante.
- Sauvegarde locale
- Restauration
- Sécurité des données
Restaurer
En cas de changement d’appareil : restaure ta sauvegarde pour retrouver tes données.
- Migration
- Continuité
- Zéro ressaisie
Exporter
Exports selon ton besoin : comptable, archivage, administratif, reporting.
- Exports simples
- Partage comptable
- Archivage
Bonnes pratiques
- Sauvegarde au moins 1 fois/semaine.
- Garde 2 copies : une locale + une externe (clé/disque/drive).
- Avant grosse mise à jour : sauvegarde + vérifie que le fichier existe.
Sécurité & confidentialité
Données sous contrôle, approche pro.
Avenio est conçu pour te laisser le contrôle : tes données restent sous ton contrôle (selon ton installation) et tu maîtrises tes sauvegardes.
Points essentiels
Offline (hors-ligne)
Tu peux travailler sans connexion (selon ta configuration). Les fonctions d’envoi nécessitent une connexion.
- Accès rapide
- Indépendance
- Fiable
Confidentialité
Avenio ne vend pas tes données. Ton activité reste privée.
- Données sous contrôle
- Sauvegarde maîtrisée
- Confiance
Plateformes
Disponible sur iPhone, iPad, Android (+ selon version).
- Mobile & tablette
- Expérience fluide
Bonnes pratiques
- Ne conserve pas une seule sauvegarde : garde 2 endroits différents.
- Avant envoi PDF : vérifie l’adresse email du client.
Paramètres
Identité, thème, préférences, envoi.
Adapte Avenio : informations entreprise, options de documents, thème clair/sombre, langue, paramètres d’envoi (si activés)…
Points essentiels
Entreprise
Nom, adresse, SIRET, TVA… utile pour devis, factures et exports.
- Identité
- TVA
- Mentions
Thème & langue
Mode clair/sombre, couleur principale, et langues (FR/EN/ES) si activées.
- Thème
- Couleur
- Langue
Email / SMS (si activé)
Configure l’envoi si tu veux envoyer devis/factures/relances via email (SMTP) ou SMS (si disponible).
- SMTP
- Tests
- Canaux d’envoi
Bonnes pratiques
- Vérifie l’entreprise avant d’éditer des documents officiels.
- Le thème ne change pas tes données : seulement l’affichage.
FAQ
Réponses rapides aux questions fréquentes.
Avenio est fait pour qui ?⌄
Pour les indépendants : beauté/bien-être, services, artisans, freelances… tous ceux qui veulent agenda + clients + devis + factures dans un seul outil.
Puis-je facturer en 1 clic ?⌄
Oui : rendez-vous → prestations → facture. Ensuite tu encaisses et le statut devient automatiquement payée/partielle/impayée.
Puis-je encaisser un acompte ?⌄
Oui, en saisissant un paiement partiel. Tu gardes un suivi clair de ce qu’il reste à encaisser.
Comment éviter de perdre mes données ?⌄
Fais une sauvegarde régulière (au moins 1 fois/semaine) + garde une copie externe (clé USB / disque / drive).
Relances : c’est obligatoire ?⌄
Non. Mais recommandé si tu as des impayés : ça protège ta trésorerie et te fait gagner du temps.
Besoin d’aide ?
Une question sur l’app, un blocage ou un conseil ? On te répond rapidement.